AS 5 FASES DA PRODUTIVIDADE

Não há nada mais democrático do que o tempo, se você não consegue ser produtivo, este post irá te ajudar a organizar sua rotina.

AS 5 FASES DA PRODUTIVIDADE

Acredito que a foto acima representa ou já representou a sua sensação em relação ao seu dia-a-dia, por isso gostaria de começar com a frase de Ashley Brillant, um escritor e cartunista inglês, “ Tento viver um dia de cada vez, mas às vezes vários dias me atacam de uma só vez”. Você já se viu assim hoje? Esta semana? Esse Mês? Qual é a sua sensação ao ler esta frase e ver essa imagem? Como você se sente ao final do dia? Está satisfeito com suas entregas?

Eu já vivi isso, me achava o super-homem pois conseguia fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas sempre estava com o meu celular com a tela quebrada, vivia esquecendo e perdendo minhas coisas, não conseguia ter regularidade nos exercícios, até o dia que li o livro do David Allen, Getting Things Done, e me dei conta de que o Super-Homem verdadeiro é aquele que consegue fazer mais com menos, é aquele que mesmo diante de uma luta contra 10 guerreiros ao mesmo tempo, encontra a forma para lutar com 1 por vez.

Uma frase que utilizo bastante quando falo de produtividade é Planejamento, inclusive do imprevisível é fundamental para a produtividade. Quantas vezes vocês já ouviu ou disse que estava atrasado por causa do trânsito? Eu já falei (passado) e ouço bastante e toda vez que isso acontece eu me lembro de um seriado que assistia quando era adolescente chamado anos incríveis, normalmente quando o Pai chegava em casa e mãe tentava puxar conversa, ela perguntava sobre o trânsito e ele respondia O TRÂNSITO É O TRÂNSITO, simples assim, ele sempre estará lá, será que a verdadeira informação não é que você calculou mal o tempo de deslocamento e acabou se atrasando em razão de um engarrafamento (acontece todos os dias)? Pois bem, isso é o que chamo de planejar o imprevisível.

Outra premissa que utilizo é o princípio de Pareto (80-20), 20% do que você faz gera 80% do seu resultado, portanto, identifique quais são estes 20% e dedique bastante energia neles.

A última premissa é as demandas podem ser divididas conforme a imagem ao lado, e a pior delas é a do chefe, porém isso nós já conversamos na primeira premissa, planeje o imprevisível.

Para David Allen, autor do livro Getting Thing Done, a produtividade por ser dividida em 5 fases: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Executar. Abaixo falaremos sobre cada fase.

1. COLETAR

As demandas no nosso dia chegam de diversos lugares, um pedido de alguém, um email, uma rotina e a primeira coisa que devemos fazer é coletar essa informação, uma cabeça cheia de “Tralhas1” terá dificuldade de produzir e entregar resultados, pois sua cabeça já está cheia com algumas outras coisas que poderiam estar em um programa específico para tarefas ou anotadas em sua agenda. Definas suas caixas de entrada, ou seja, de onde vem suas “Tralhas” coloque-as em um único local para que possa com todas juntas passar para a próxima fase, processar.

2. PROCESSAR

De acordo com David Allen, toda e qualquer “Tralha”pode ser dividida em duas categorias: Tem ação e não tem ação e sugere o seguinte esquema para processamento.

Resumindo, se a “Tralha” não tem ação ela possui 3 opções:

1. LIXO: Aquele aviso mostrando uma promoção.

2. ARQUIVO: Um relatório periódico, que não exige de você nenhuma atividade.

3. ALGUM DIA: Aquele email com um artigo interessante ou acerca de um Hobby seu que você deseja ler em algum momento, mas não agora.

Quando as “Tralhas” possuem Ação, pode ser necessário montarmos um projeto, na verdade uma lista de tarefas encadeadas, isso para “Tralhas” que possuam mais de uma ação e quando possui apenas uma ação pode ser dividia de acordo com o tempo necessário para executá-la, ou seja, tudo que puder ser feito em até 2 minutos, deve ser feito de imediato, caso contrário uma ação importante, como uma autorização de compra, por exemplo, pode se tornar Importante e Urgente. Caso o tempo necessário para concluir a tarefa, for acima de 2 minutos, ela deverá ser programada para um momento oportuno ou delegada para alguém.

Delegar é diferente de DeLARGAR, um gestor nunca pode “Largar” uma demanda, pois apesar de não ter a obrigação de realizar a tarefa, tem a responsabilidade sobre ela.

Para uma boa delegação, lembre-se de ter uma comunicação SMART – Specific (Específica), Measurable (Mensurável), Attainable (Atingível), Realistic (Realista) e Time Bound (Temporizáveis), ou seja, a tarefa precisa desse controle, Eu quero que você faça ISSO, DESSA FORMA, COM ESSE RESULTADO e me entregue até AMANHÃ, feito isto basta acompanhar.

3. ORGANIZAR

Existem diversos software, muitos deles gratuitos, para dispositivos moveis e computadores que facilitam a organização de suas atividades, inclusive com possibilidade de Follow up, no entanto a velha e boa agenda com lista de tarefas continua sendo uma boa opção.

4. REVISAR

Seus projetos e tarefas devem ser revisados, será que conseguirei cumprir o prazo estabelecido? Preciso de alguma adaptação? Responder essas perguntas possibilita a tomada de decisão para melhorarmos nossa produtividade.

5. EXECUTAR

A última fase, onde realmente faremos acontecer, se fizemos as outras fases corretamente, passaremos fácil por essa última, vale ressaltar que precisamos definir 4 pontos para execução de uma tarefa, contexto, tempo disponível, energia necessária e prioridade.

Não existe segredo para melhorar sua produtividade, o dia de todos nós possui 24 horas, resta a você definir em qual dos lados deseja estar, do lado das pessoas que conseguem resultados extraordinários ou dos que se afogam em suas demandas, não conseguem administrar o seu tempo e vivem uma vida sobrecarregada sem perspectivas de melhoria? A escolha é sua.

Até a próxima!!!

#liderança#trabalhoemequipe#propósito#carreira#desenvolvimentoprofissional#motivação#mindset#crescimento#mentalidadevencedora#gestãodepessoas#rh#recursoshumanos#business#leadership#teamwork#autoconhecimento#entendendoaspessoas#liderançaderesultado#gestãoderesultado#dicadeleitura#lerparacrescer#conhecimento#geraçãodevalor#produtividade#inspiração#líderinspirador#criandoseguidores